Prima verifica: è un problema di Outlook o dell'account?
Accedi alla posta dal browser, con la webmail del proprio provider o con Outlook sul web. Se lì i messaggi arrivano e partono regolarmente, il problema è nel programma installato sul computer o nella sua configurazione. Se anche dal browser non funziona, il problema riguarda l'account o il servizio di posta.
Se il problema è nel programma
- Modalità offline. Nella scheda Invio/ricezione controlla che non sia attivo «Lavora offline».
- Connessione. Verifica che il computer sia davvero collegato a internet e che la barra di stato di Outlook non indichi «Disconnesso» o «Tentativo di connessione».
- Messaggio bloccato in Posta in uscita. Un allegato troppo grande o un messaggio danneggiato può bloccare la coda. Aprilo, riduci o rimuovi l'allegato e prova a inviare di nuovo.
- Password cambiata. Se la password è stata modificata altrove, Outlook continua a usare quella vecchia e va aggiornata.
- Componenti aggiuntivi. Avviando Outlook in modalità provvisoria (tenendo premuto Ctrl mentre lo si apre) si capisce se il problema dipende da un componente aggiuntivo.
- Profilo danneggiato. Creare un nuovo profilo di Outlook risolve i casi in cui quello attuale si è rovinato. Prima conviene accertarsi che i messaggi siano anche sul server e non solo su questo computer.
Se il problema è nell'account
- Casella piena. Quando la casella raggiunge la quota, i nuovi messaggi vengono rifiutati e a volte non si può più inviare. Svuota il cestino e la posta eliminata, oppure archivia i messaggi vecchi.
- Limiti di invio. Molti provider bloccano temporaneamente gli account che inviano molti messaggi in poco tempo.
- Impostazioni del server. Dopo un cambio di provider o di dominio, i parametri di posta in entrata e in uscita devono essere aggiornati.
- Metodo di accesso. Alcuni servizi non accettano più le vecchie modalità di autenticazione: un account configurato in passato può smettere di funzionare da un giorno all'altro.
Attenzione ai segnali di un account violato
Se compaiono messaggi in uscita che nessuno ha scritto, risposte a email mai inviate o avvisi di accessi da luoghi insoliti, la casella potrebbe essere stata violata. In questo caso vanno cambiate subito la password e controllate le regole di inoltro automatico, che chi ottiene l'accesso può usare per continuare a ricevere copia della posta.
Quando conviene chiamare qualcuno
- Dopo le verifiche la causa non emerge.
- Il problema riguarda più persone della stessa organizzazione.
- C'è il sospetto di un accesso non autorizzato.
- Il problema è comparso dopo un cambio di dominio, sito o provider di posta.
Configurare bene la posta una volta sola evita gran parte di questi problemi: è parte del lavoro sulle postazioni e su Microsoft 365.